同じ社内文書の中で「サーバ」と「サーバー」、「問合せ」と「問い合わせ」が混在している。読む人には伝わるが、検索にも機械処理にも弱い。表記の統一は、AIに任せられる作業の中でも成果が見えやすい部類です。DeepLearning.AI の講座が変換の例として挙げる「誤字と文法の修正」を、社内文書の運用に合わせて組み直します。
ステップ1：統一する表記の一覧を作る
最初に、どの語をどちらに寄せるかを決めた表を作ります。「サーバー」「問い合わせ」「ユーザー」のように、採用する形を1つに決めます。この表がないままAIに「表記を統一して」と頼むと、判断をモデルに委ねることになり、文書ごとに結果が変わります。
ステップ2：置換ルールを表で渡す
決めた表を、そのまま依頼文に貼ります。「次の表の左を右に統一してください」と指示し、表の外の語は変更しないよう条件を足します。ルールを文章で説明するより、表で渡すほうが解釈のぶれが小さくなります。行数が多い場合は、10行ずつに分けて処理してください。
ステップ3：一括変換ではなく差分を出させる
変換後の全文をいきなり出させず、変更した箇所だけを「元の語→変更後の語→件数」の形で出させます。全文を置き換えると、意図しない箇所まで変わっていることに気づけません。差分を確認してから、変換後の全文を受け取る順番にしてください。
ステップ4：固有名詞と引用文を除外する
製品名、社名、肩書き、引用した条文は、表記が正式に固定されています。除外リストを先に渡し、該当する箇所は変更しないよう明記します。除外を忘れると、正式名称が崩れ、対外的な文書では訂正が必要になります。
ステップ5：変換後の全文を人が読む
仕上げに、変換後の全文を人が読みます。表記は揃っていても、同音の別語に置き換わっている場合があるためです。読みながら、違和感のある箇所だけを原文と照合します。この確認を1回挟むだけで、公開後の訂正はほとんどなくなります。
FAQ
Q. どこまで統一すればいいですか？
A. 同じ文書内で揺れている語だけを対象にしてください。社外に出す文書と社内メモでは、必要な厳しさが違います。
Q. 固有名詞まで直されて困ります。
A. 除外リストを先に渡してください。製品名や社名は、表記が正式名称で固定されているためです。
あわせて使いたいツール
長い文書を丸ごと渡せるツールほど、表記の統一には向きます。
関連ガイド
- ブログ記事の構成から下書きまでAIで進める5ステップ
- 指示が伝わらない：AIへの依頼を具体化する5ステップ
- プロンプト（用語辞典）
- プロンプト集（そのまま使える依頼文）
- はじめての LLM 活用（学習ルート）
- ガイド一覧
出典
出典：DeepLearning.AI「ChatGPT プロンプトエンジニアリング（開発者向け）」（原題 ChatGPT Prompt Engineering for Developers、2026年10月12日更新）。
最新のAI情報をメールで受け取る
新着のAIツール比較・ランキング・ニュースを、まとめてお届けします。
ご登録後、確認メールをお送りします。配信停止はいつでも可能です。