長いメールを3行に畳む：受信箱の要約を自動で流す5手順

1通のメールに、往復の引用が全部残っている。読むべきは最後の3行なのに、上から順に追うと5分かかります。Zapier の記事では、Gmail の新着をきっかけに ChatGPT で要約し、Slack へ流す組み方が手順つきで紹介されています。ここでは、その組み方を自分の受信箱に合わせて調整する順番として整理します。

手順1：きっかけを「New Email in Gmail」にして対象を絞る

Zapier で新しいフローを作り、きっかけのアプリに Gmail、イベントに「New Email in Gmail」を選びます。続く画面の「Label/Mailbox」には INBOX を指定します。空欄にすると送信済みや下書きでも動いてしまうためです。受信箱をラベルで分けている場合は、要約したいラベルだけを指定します。ここを絞るだけで、要約の件数が現実的な量になります。

手順2：本文だけを「Summarize Text」に渡す

次のステップで ChatGPT を選び、イベントに「Summarize Text」を指定します。「Text to be summarized」の欄に、Gmail の「Body plain」を差し込みます。この操作は要約専用に作られており、指示文を自分で書く必要はありません。件名も一緒に渡すと、何の話かの手がかりになります。HTML の本文を渡すとタグが混ざるため、plain の項目を選びます。

手順3：モデルと数値は既定のまま置く

記事では、モデルの既定値をそのまま使うことが勧められています。あわせて、トークン数や温度などの項目も既定のままにしておきます。温度を上げると、毎回違う長さの要約が返り、読み比べができなくなります。要約の質を上げたいときは、数値を動かすより、渡す本文を削るほうが効きます。

手順4：引用履歴を落としてから渡す

3行に収まらない原因は、本文の長さよりも引用の積み重ねです。「>」で始まる行や、前回のやり取りが丸ごと残っている箇所を削ります。Zapier には文字を整えるステップがあるため、定型の区切り文字より後を切る形で対応できます。削る作業を自動にすると、必要な文まで落ちることがあります。最初の1週間は、削った結果を目で確認してください。渡す量の上限はコンテキストウィンドウのページで確認できます。

手順5：Slack に流すか、1日分にまとめる

1通ごとに読むなら、Slack の「Send Channel Message」で要約を流します。件名・差出人・要約・元メールへのリンクを1つの文面に収めると、読む側が迷いません。件数が多い日は、Digest のステップを挟んで1日の終わりにまとめます。通知が増えると読まれなくなるため、流す先は専用のチャンネルに分けます。メールの整理はプロンプトの書き方でも変わります。

FAQ

Q. 要約の精度が足りないときは、どこを直しますか？

A. 渡す本文を先に見直します。引用や署名が混ざったまま渡すと、要約もそこへ引っ張られます。本文を削っても足りない場合は、要約の専用操作ではなく、通常のチャットのステップに切り替えて指示文を書く方法があります。

Q. 全部のメールを要約すると多すぎます。

A. ラベルで絞るか、差出人の条件で分けます。まずは特定の顧客や社内の特定部署など、読み落とすと困る範囲だけを対象にすると運用が続きます。

出典

出典：Zapier「Zapier と ChatGPT でメールの要約を自動生成する方法」（原題 How to automatically generate email summaries with Zapier and ChatGPT、Elena Alston、2024年10月9日、2026年10月28日参照）

あわせて使いたいツール

本記事の手順を実際に回すときに、候補になるツールを挙げます。いずれも無料から試せる範囲があり、料金や機能は各サービスの公式情報で確認してください。

• Zapier：Gmail の新着をきっかけに要約を流せる
• ChatGPT：要約の品質を手元で確かめながら調整できる

関連ガイド

同じ時期に公開した実務ガイドと、用語の定義ページです。手順の前提が分からない場合は、用語ページから確認してください。コピーして使える依頼文が欲しいときは、プロンプト集も参照してください。

• 自分の文体を指示に写す：カスタム指示に4行を入れる5手順
• 報告書の数字を表に抜き出す：桁と単位を崩さない5手順
• コンテキストウィンドウ（用語辞典）
• AI用語辞典（五十音順の一覧）
• はじめての LLM 活用（学習ルート）
• ガイド一覧（実務手順をまとめて読む）
• AIツール一覧（道具から探す）
• 比較記事一覧（料金と機能で比べる）
• レビュー一覧（使った記録を読む）

編集部の見解

手順4がこの仕組みの本体だと思っています。要約の質を上げようとしてモデルを替えるより、引用を落とすほうが結果は変わります。うちでは、まず1つの顧客とのやり取りだけを対象にしました。3行に収まるようになってから、対象を広げています。逆に、最初から全受信箱を対象にすると、読まれない通知が増えるだけでした。