四半期の報告書を読みながら、必要な数字だけを表に写す作業は、時間がかかるうえに写し間違いが起きます。Learn Prompting は、文章を渡して表に整理させる使い方を紹介しています。売上や利益率のように、単位と期間が本文のあちこちに書かれている資料では、抜き出す前の設計が結果を決めます。
手順1：列を先に決める
抜き出す前に、表の列を決めます。指標名、値、単位、期間の4列があれば足ります。列を決めずに「重要な数字を表にして」と頼むと、本文に出てきた順に並び、あとで並べ替える作業が増えます。抜き出す前の下ごしらえはデータ前処理のページが参考になります。記事の例でも、指標と値の2列から始め、必要に応じて前年比の列を足す形になっています。
手順2：単位と期間を本文から写させる
金額は円か百万円か、期間は単月か累計かで意味が変わります。値を抜かせるだけでなく、単位と期間も同じ行に写させます。「百万円」「通期」のように、本文の表記をそのまま使わせてください。記事の例でも、利益率は金額ではなく率として別の行に置かれています。単位を推定させると、桁が1つずれる事故が起きます。
手順3：原文と1行ずつ照合する
表が出たら、行ごとに原文の該当箇所を開いて照合します。照合の観点は、値、単位、期間の3つです。10行程度なら5分で終わります。この作業を飛ばすと、あとで数字の出所を探すことになります。照合した行には印を付け、未照合の行を残さないようにします。
手順4：増減の向きだけを機械的に見る
前期比の列を作った場合、増えたのか減ったのかを符号で確認します。本文の言い回しと表の符号が食い違う行は、必ず原文に戻ります。「減少幅が縮小」のような表現は、符号だけでは判断できません。ここは人が読む箇所として残します。
手順5：表計算に貼って式で検算する
表を表計算に貼り、合計や差の式を入れて検算します。本文に内訳と合計が両方ある場合、式で一致するかを見れば写し間違いが見つかります。一致しない行は、原文の側に注記がある場合が多いです。数値の扱いは精度のページで整理している考え方も参考になります。表のまま残しておくと、次の四半期に同じ列で比較できます。
FAQ
Q. グラフしかない資料でも表にできますか？
A. 画像から読ませる方法はありますが、目盛りの読み取りで誤差が出ます。まず元データの表がないか探し、無い場合だけ画像から読ませます。読ませた値は「推定」と明記し、確定値として扱いません。
Q. 表の形式を指定したほうがよいですか？
A. 指定したほうが安定します。列名を指定し、値の大きい順に並べるなどの条件を添えると、並べ替えの手作業が減ります。箇条書きで返させてから表にする方法もあります。
出典
出典：Learn Prompting「AI でデータを表に整理して報告書や記事に使う方法」（原題 How to Use AI to Organize Data into Tables for Reports and Articles、Sander Schulhoff、2025年3月10日更新、2026年10月28日参照）
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編集部の見解
手順2を入れてから、桁のずれがなくなりました。以前は値をそのまま写させていて、百万円の表記を円として読んだ行が混ざりました。単位を別の列に書かせると、見比べるだけで気づけます。手順5の検算も効きます。内訳と合計が合わない行は、たいてい原文に注記があり、そこを読み落としていただけでした。
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