同じ質問への回答に時間を取られているなら、答えをボットに移せます。Zapier の Chatbots は、指示、参照する資料、公開する範囲の3つを順に決める作り方です。手元の作業に置き換えて、公開までを5つに分けます。
手順1：答える質問を10件だけ選ぶ
過去1か月に受けた質問から、繰り返しの多い10件を選びます。選んだ質問は、答えが1つに決まるものに限ります。判断が分かれる質問は、人に回す前提で外します。10件に絞るのは、答えの品質を確かめられる範囲に収めるためです。
手順2：ボットの役割を1段落で書く
ボットが何をする存在かを、1段落で書きます。誰に向けて、何に答え、何には答えないかを明記します。答えない範囲を書かないと、聞かれたことに推測で返します。金額や契約の判断など、誤りが取り返せない領域は、はじめから対象外と書きます。
手順3：参照する資料を1か所にまとめる
手順1の10件の答えが載っている資料を集め、同じ場所に置きます。古い版が混ざると、ボットは古いほうを読みます。集めた資料には、更新日を付けます。資料に書かれていない質問には「資料にありません」と答えるよう、指示に一文を足します。
手順4：10件で答え合わせをする
手順1の10件を、そのままボットに聞きます。答えが資料と合っているか、余計な断定が入っていないかを1件ずつ見ます。合わない場合は、指示ではなく資料の側を直します。指示に例外を書き足していくと、だんだん読めない文章になります。
手順5：公開範囲を決めてから共有する
社内の誰に開くかを決めます。部署を限る場合は、その範囲のアカウントだけが開ける形にします。公開の前に、答えてはいけない質問を3つ投げて、断れるかを確かめます。断れない場合は、手順2の禁止の書き方を強めます。公開後は、受け取った質問を週に1回見て、10件の外にある質問を拾います。
うまく回らないときに見る場所
「分かりません」ばかり返る場合は、参照資料の置き場所がボットに伝わっていません。資料の名前と更新日を指示に書き足します。逆に、何にでも答えてしまう場合は、答えない範囲の書き方が弱すぎます。金額、契約、個人の評価など、扱わない領域を名指しで並べます。
FAQ
Q. 資料を全部読ませれば、答えの精度は上がりますか？
A. 量を増やすと、古い記述や重複した記述も一緒に入ります。まず10件の質問に必要な範囲から始め、答えられなかった質問が出たときに足す順番が安全です。
Q. 誤った答えを返したときは、どう直しますか？
A. その質問と返した答えを記録し、参照資料の該当箇所を直します。指示に禁止事項を足すだけでは、別の聞き方で同じ誤りが再発します。資料の側を直したほうが再発を抑えられます。
出典
出典：Zapier「Zapier Chatbots で独自の AI チャットボットを作る方法」（原題 How to create a custom AI chatbot with Zapier Chatbots、2025年9月25日）。参照資料の扱いはRAG（検索拡張生成）の頁で整理しています。
あわせて使いたいツール
本記事の手順を実際に回すときに、候補になるツールを挙げます。いずれも無料から試せる範囲があり、料金や機能は各サービスの公式情報で確認してください。
関連ガイド
同じ時期に公開した実務ガイドと、用語の定義ページです。手順の前提が分からない場合は、用語ページから確認してください。コピーして使える依頼文が欲しいときは、プロンプト集も参照してください。
- AIに自分の答えを点検させる：評価プロンプトの5手順
- 役割を与える指示はどこまで効くか：5つの手順
- RAG（検索拡張生成）（用語辞典）
- AI用語辞典（五十音順の一覧）
- はじめての LLM 活用（学習ルート）
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