同じ質問への返答に時間を取られているなら、社内の資料を知識源にしたチャットボットが候補になります。Zapier Chatbots では、指示文と知識源を決めて、画面上で組み立てられます。
ステップ1：チャットボットを作成する
Zapier のチャットボットの管理画面を開き、作成ボタンから新しいボットを登録します。Zapier の解説では、名前を付けて作成すると、指示や知識源を編集する画面が開く流れが示されています。名前は利用者の目に触れるので、用途の分かるものにします。1つのボットに用途を1つに絞るのが、応答の質を保つ近道です。
ステップ2：指示文（ディレクティブ）を書く
ボットに何をさせるかを、指示文として書きます。Zapier の解説では、役割、目的、常に守るルール、答え方の流れを含めるのが良いとされています。これはプロンプトエンジニアリングの設計と同じ発想です。書けたら保存します。指示文はあとから編集できるので、運用しながら薄く太く直していく形で構いません。
ステップ3：知識源を登録する
ボットに読ませる社内の資料を登録します。Zapier の解説では、知識源を追加して、ボットが会社の情報に基づいて答えられるようにするとされています。登録の対象は、よくある質問の文書、手順書、規定の抜粋などです。1つの文書に話題が混ざりすぎている場合は、質問の種類ごとに分けた方が、当たる箇所が安定します。文書を渡して答えさせる仕組みの一般論は、コンテキストウィンドウの頁の長さの話にもつながります。
ステップ4：応答の枠を決めてテストする
答えられる範囲を指示文で絞ります。知識源にない質問には答えず、問い合わせ窓口へ案内する一文を入れるのが実務的な作りです。Zapier の解説でも、知識源に基づかない応答を防ぐ意識が示されています。テストでは、答えられる質問と、答えるべきでない質問の両方を投げ、境界の動きを確かめます。
ステップ5：公開して、質問のログを見直す
公開後は、実際に寄せられた質問の記録を見て、答えられなかった質問を集めます。Zapier の解説では、会話の記録や分析の機能が用意されているとされています。集めた質問は、知識源の追加か指示文の修正に回します。チャットボットの運用は、公開が終わりではなく、質問の集計から次の改善に進む循環です。対話の応答部分をさらに自動化につなげる考え方は、AI エージェントの頁にあります。
FAQ
Q. 知識源はどのくらいの粒度で分ければよいですか？
A. 質問の種類ごとに1文書が目安です。人事と経費を1つにまとめた長文より、分けた方が当たる箇所が安定します。分けた文書の数が増えすぎたら、指示文に「何を先に見るか」の順序を書き足します。
Q. 外部の顧客にも公開できますか？
A. Zapier の解説では、埋め込みや共有で外部サイトに置く方法が案内されています。社内向けに作ったボットをそのまま公開するのではなく、答えてよい範囲と知識源を公開用に見直してからにします。
出典
出典：Zapier「Zapier Chatbots でカスタム AI チャットボットを作る方法」（原題 How to create a custom AI chatbot with Zapier Chatbots、Elena Alston、2025年9月25日）。
あわせて使いたいツール
本記事の手順を実際に回すときに、候補になるツールを挙げます。いずれも無料から試せる範囲があり、料金や機能は各サービスの公式情報で確認してください。
関連ガイド
同じ時期に公開した実務ガイドと、用語の定義ページです。手順の前提が分からない場合は、用語ページから確認してください。コピーして使える依頼文が欲しいときは、プロンプト集も参照してください。
- ルールを分解して組み直す：Chain-of-Logic の5ステップ
- 骨組みを先に決める：Skeleton-of-Thought の5ステップ
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