営業メールの下書きをAIに頼むと、丁寧だが中身のない文が出てきます。原因は、渡す情報が足りないことと、どの段階のメールかを伝えていないことです。Zapier が紹介する進め方を、送信前の確認まで含めて5つのステップに直します。
ステップ1：どの段階のメールかを決める
営業の連絡は、段階によって書くことが変わります。初回の接触、商談の前準備、提案後のフォロー、返信が止まった相手への再接触、紹介のお願いの5つです。Zapier も、書かせる前に段階を伝えることが、当たり障りのない文を避けるこつだと説明しています。段階が曖昧なまま頼むと、初回と再接触の文が混ざった、どちらにも使えない下書きが出ます。
ステップ2：渡す文脈を1枚にまとめる
自社の製品、売り先の像、相手の名前と役職、会社の状況、これまでのやり取りを、1枚のメモにまとめてから貼ります。Zapier の例では、役割と製品と顧客を宣言させたうえで、見込み客の情報を続けて渡す型が示されています。相手の情報は、公開されている範囲にとどめます。社内の商談メモを貼る場合は、個人情報の扱いを社内の規程に合わせてください。
ステップ3：型を指定して下書きを作らせる
件名、書き出しの1文、用件、根拠の1つ、次の一歩の5つの要素を指定して書かせます。要素を指定しないと、時候の挨拶と自己紹介で半分が埋まります。本文は200字以内と伝えると、要点が前に出ます。1通だけ作らせず、切り口の違う2〜3通を作らせると、選ぶ作業が生まれ、そのぶん内容を読むことになります。
ステップ4：自分の言葉に直す
出てきた下書きは、そのまま送りません。Zapier は、AIの出力を7割の下書きと見なし、残りの3割を自分で足す考え方を示しています。足すのは、相手の状況に触れた1文、自分の言い方に直した言い回し、具体的な数字や事例です。丁寧すぎる言い回しは、文を短くする方向で直します。直した箇所が多すぎる下書きは、捨てて作り直したほうが速い場合もあります。
ステップ5：事実を確かめてから送る
送る前に、事実に関わる記述をすべて確認します。相手の会社名、役職、部署、直近の出来事、自社の料金や仕様です。モデルは、もっともらしいが誤った固有名詞や日付を作ることがあります。確認できない記述は削ります。送信の履歴と返信の有無は表に残し、次の接触の判断材料にします。返信率の記録はハルシネーションの頁にある確認の観点とあわせて使えます。
FAQ
Q. 相手ごとに文脈を用意するのが大変です。
A. 製品と売り先の像は共通の1枚にし、相手ごとの欄だけを差し替える形にすると負担が減ります。表計算ソフトの列にして、必要な行だけコピーする運用が現実的です。
Q. 生成した文をそのまま送ってよい場面はありますか？
A. 社内の定型連絡など、誤りが大きな問題にならない場面に限られます。社外への送信は、事実の確認を挟む前提で運用してください。
出典
出典：Zapier「ChatGPT を営業に使う方法とプロンプト例」（原題 How to use ChatGPT for sales (+ ChatGPT prompt examples)、2026年6月4日）。依頼文の組み立てはプロンプトエンジニアリングの頁に整理しています。
あわせて使いたいツール
本記事の手順を実際に回すときに、候補になるツールを挙げます。いずれも無料から試せる範囲があり、料金や機能は各サービスの公式情報で確認してください。
関連ガイド
同じ時期に公開した実務ガイドと、用語の定義ページです。手順の前提が分からない場合は、用語ページから確認してください。コピーして使える依頼文が欲しいときは、プロンプト集も参照してください。
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