議事録からアクション項目を抜く：担当と期限を埋める5手順

会議のあとにメモを読み返すと、話した内容は残っているのに、誰が何をするかが書かれていません。決定と雑談が同じ段落に混ざっているためです。Zapier は、会議の前・最中・後を自動化する例を並べ、そのなかで議事録から行動項目を取り出してタスク管理へ渡す流れを示しています。ここでは、渡す前の整え方を手順として分けます。

手順1：記録を1本のテキストにそろえる

録画の文字起こし、手元のメモ、チャットのやり取りが別々の場所にあると、行動項目の抜けが起きます。会議1回につき1つのテキストへ寄せ、発言の時刻を残してください。時刻があると、あとで「この発言の直後に決まった」とたどれます。文字起こしの精度が低い部分は、無理に直さず印を付けて残します。

手順2：「決まったこと」と「やること」を分ける

同じ段落から2種類の情報が出てきます。決まった方針と、誰かが動く作業です。方針は議事録の本文に残し、作業は別の一覧へ移します。分けずに置くと、読み返すたびにどちらかを探すことになります。分ける作業は、会議の直後に10分だけ時間を取るのが現実的です。

手順3：4つの欄で書く

行動項目は「動詞＋対象＋担当＋期限」の4つで書きます。「共有する」「見直す」だけでは、何をどこまでやるかが決まりません。「来週の火曜までに、A社向けの見積もりを、田中さんが直す」のように、4つを1文に収めます。期限は日付で書き、曜日だけにしません。曜日だけだと、翌週の解釈が人によって変わります。

手順4：埋まらない項目は会議に戻す

担当か期限が決まらない項目は、その場で決められなかったものです。埋めずに「保留」の一覧へ移し、次の会議の冒頭で確認します。AIに書かせると、空欄をそれらしい名前で埋めてしまうことがあります。埋まったように見える項目ほど、あとで止まります。この判断を人に残す考え方はヒューマン・イン・ザ・ループのページで整理しています。

手順5：タスク管理へ渡して重複を消す

4つの欄がそろった項目だけを、タスク管理のツールへ移します。同じ会議の議事録を2回取り込むと、同じタスクが二重にできます。取り込みの前に、前回分の一覧と突き合わせてください。Zapier の記事では、会議メモのツールから Notion や Asana へ項目を渡す例が紹介されています。自動で渡す場合も、渡す前の一覧づくりは人の作業として残ります。タスクの置き場所はNotion AI のようなツールで統一すると、探す手間が減ります。

FAQ

Q. 行動項目の抽出はAIに任せきれますか？

A. 抜き出しまでは任せられますが、担当と期限の確定は任せきれません。記事でも、議事録から項目を取り出したあと、担当者と期限を付けてタスクにする段階が分かれています。埋まらなかった項目をどう扱うかを先に決めておくと、運用が止まりません。

Q. 会議の種類によって書き方は変えますか？

A. 変えたほうが安全です。定例は前回の宿題から確認し、意思決定の会議は決まったことと保留を分けます。同じ雛形を全部に当てると、どちらも中途半端になります。

出典

出典：Zapier「AIツールと自動化で会議を効率化する」（原題 Streamline your meetings with AI tools and automation、Elena Alston、2024年10月23日、2026年10月28日参照）

あわせて使いたいツール

本記事の手順を実際に回すときに、候補になるツールを挙げます。いずれも無料から試せる範囲があり、料金や機能は各サービスの公式情報で確認してください。

• Notion AI：行動項目と期限を1つの表に置いておける
• Zapier：メモのツールからタスク管理へ渡す部分を組める

関連ガイド

同じ時期に公開した実務ガイドと、用語の定義ページです。手順の前提が分からない場合は、用語ページから確認してください。コピーして使える依頼文が欲しいときは、プロンプト集も参照してください。

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• 社内文書からチャットボットを組む：意図と文書を対応させる5手順
• ヒューマン・イン・ザ・ループ（用語辞典）
• AI用語辞典（五十音順の一覧）
• はじめての LLM 活用（学習ルート）
• ガイド一覧（実務手順をまとめて読む）
• AIツール一覧（道具から探す）
• 比較記事一覧（料金と機能で比べる）
• レビュー一覧（使った記録を読む）

編集部の見解

手順2の仕分けを飛ばすと、あとの作業が全部重くなります。うちでも、議事録をそのままタスク管理へ流した時期がありました。決まった方針までタスクとして並び、担当のいない項目が毎週残りました。分ける作業は地味ですが、10分で済みます。手順4で「埋めない」と決めたのも効きました。空欄のまま持っていくほうが、それらしい名前を入れるより後で楽です。