メールの下書きは、型が決まっているぶん AI に任せやすい作業です。Learn Prompting の解説は、休暇連絡のようなシンプルなものから、受信メールへの返信、初めての相手への連絡まで、いくつかの場面別の書き方を紹介しています。文体の指定と、渡す情報の範囲を押さえて、手順として整理します。
ステップ1：目的と宛先を1行で伝える
依頼文の先頭は「誰に、何のために書くか」の1行です。同解説の休暇連絡の例では、上司に休暇の連絡を書くこと自体を依頼として渡しています。宛先と目的が定まると、挨拶の丁寧さや結びの文まで一気に決まります。
ステップ2：文体の指定を足す
目的が同じでも、文体で文の雰囲気は変わります。同解説は、文体の指定（ユーモラスに、真面目に professional に、といった書き方）を依頼文に加えるだけで調整できるとしています。社内向けと社外向けで指定を変えておくと、出力の当たり外れが減ります。
| 場面 | 指定の例 |
|---|---|
| 社内の近い相手 | 簡潔に、堅い挨拶は省く |
| 社外の相手 | 丁寧に、依頼事項を箇条書きにする |
| 久しぶりの相手 | 穏やかに、近況の一言から始める |
ステップ3：長い受信メールは要約と行動リストに分けてから返す
長い受信メールへの返信では、全部を読む前に AI に任せます。同解説の流れは、「要約を作らせる」「行動項目を一覧にさせる」の2つの処理を経てから返信文を作るものです。要約と行動リストがあれば、返信で触れるべき点が明確になります。なお、同解説はこの2処理を1回の依頼にまとめてもよいと述べています。
ステップ4：初めての相手には公開情報の要点を渡す
初めて連絡する相手へのメールは、誰宛かで文の当たりが大きく変わります。同解説は、相手の公開情報（プロフィールなど）の要点を依頼文に加えると、文が宛先に合ったものになると紹介しています。ここで渡すのは要点のみで、依頼文が長くならないようにします。
ステップ5：渡す情報の範囲を決めてから送る
下書きの完成前後に、依頼文に含めた情報の範囲を確認します。顧客名、案件名、内部の数値など、社外に出せないものを含む下書きは、そのまま別の用途に転用できません。渡す情報の範囲は、運用としてあらかじめ決めておきます。完成した文は、名前と件名、宛先の整合だけ送信前に目で確認します。
つまずきポイント
- 文体を指定しない：場面に合わない雰囲気の文が出て、直す手間が増えます。
- 受信メールを丸ごと貼るだけ：返信で触れる点が散らかるので、要約と行動リストを挟みます。
- 機微情報を依頼文に混ぜる：渡す情報の範囲を、運用として先に決めます。
FAQ
Q. 長い受信メールへの返信はどう組み立てますか？
A. Learn Prompting の解説は、受信メールの要約と行動項目の一覧を作らせてから返信文を作る流れを紹介しています。2つの処理は1回にまとめることもできます。
Q. 初めての相手へのメールのコツは？
A. 同解説は、相手の公開情報の要点を依頼文に加えると、宛先に合った文になるとしています。
あわせて使いたいツール
下書きの型は、普段使う AI ツールの対話画面に保存しておくと再利用できます。料金と提供条件は各サービスの公式情報で確認してください。
出典
出典：Learn Prompting「AI でメールを速く書く：休暇連絡からコールド連絡まで」（原題 Write Emails Faster Using AI: Sick Days, Cold Outreach, and More、2025年3月10日）。文体指定、要約と行動リストの流れ、公開情報の要点を加える方法の記述は同記事に基づきます。
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