資料作りで時間を食うのは、スライドを描いている時間ではなく、何を言うか決まっていない時間です。構成が決まっていれば、整形は後からいくらでも直せます。本記事では、AIの学習教材が共通して勧める「役割・前提・指示・出力形式の順で頼む」型を土台に、構成を固める6手順をまとめます。
スライドの前に決める3つ
決めるのは、相手、結論、根拠の3つです。この3つが決まっていないままデザインを始めると、後から全面的に作り直すことになります。逆にこの3つが1行ずつ書けていれば、AIは十分に使えます。
とくに抜けやすいのが「相手が何を決めるのか」です。承認するのか、予算を出すのか、情報として知るだけなのか。ここが曖昧なまま作られた資料は、どの立場からも中途半端に見えます。
手順1：相手と「決めてほしいこと」を1行で書く
「営業部長に、来期のツール予算を承認してほしい」のように、相手と行為をセットで書きます。ここが書けない場合は、資料を作る段階ではありません。先に相談の場を設けたほうが早く進みます。
手順2：結論を1文で書く
結論は「〜すべきです」の形にします。「〜を検討しています」は状況で、結論ではありません。検討中なら「まず2週間試すべきです」と書きます。
この1文が決まらないうちにAIへ骨子を作らせると、それらしいが主張のない目次が返ってきます。AIは空白を埋めるのが得意なので、空白を渡すと埋めてしまいます。
手順3：根拠を3つに絞る
根拠は3つで足ります。4つ以上並べると、聞き手は優先順位を失います。3つ選ぶときの基準は「相手が反論しそうな順」です。反論が予想される根拠を後ろに回すと、質疑で崩れます。
手順4：AIに骨子を作らせる（頼み方の順番が効く）
プロンプトの構成要素としてよく挙げられるのは、例示、前提情報、役割、指示、出力形式の5つです（チュートリアルで基本から確認できます）。この順番で書くと、AIは前提を読んでから指示に取りかかります。指示を先頭に置くと、前提を読み飛ばして勝手に書き始めることがあります。
実際の依頼はこうなります。「あなたは社内稟議資料に詳しい企画担当です。前提は次の3行です（相手・結論・根拠）。この前提だけを使い、推測を足さずに、8枚のスライド構成を『枚数／見出し／言いたいこと1文／根拠の種類』の表で出してください。前提にない数字は書かないでください」。
手順5：1スライド1メッセージに割る
| 枚 | 役割 | 言うこと |
|---|---|---|
| 1 | 結論 | 何を決めてほしいか |
| 2〜4 | 根拠 | 根拠ごとに1枚。事実と解釈を分ける |
| 5 | 反論への回答 | 想定される懸念と、その回答 |
| 6 | 実行計画 | 誰が、いつ、何をするか |
見出しは体言止めにすると、主張が消えます（言い回しの型はプロンプトの項目も参考になります）。「コスト削減効果」ではなく「月12時間を削減できる」と書くと、その枚で言いたいことが1つに定まります。AIに直させる場合も「見出しを主張文に書き換えて」と指示すると精度が上がります。
手順6：想定質問を先に潰す
構成ができたら、AIに反論役を頼みます。「この構成に対して、決裁者が持ちそうな質問を7つ、厳しめに挙げてください。回答に必要なデータが資料にない場合は『資料不足』と書いてください」。資料不足と返ってきた項目が、当日いちばん危ない箇所です。
よくあるつまずき
AIが作った骨子をそのまま採用すると、似た構成の資料ばかりになります。骨子は「抜けを見つける道具」として使い、順番と見出しは自分で決め直すほうが仕上がります。また、AIは前提にない数字を補うことがあるため、数値は必ず原資料から貼り直してください。社外に出す資料では、この確認を省かないでください。
FAQ
Q. 枚数は何枚くらいが適切ですか？
A. 決裁の場なら6〜10枚が目安です。それより増える場合は、根拠を詰め込みすぎているか、結論が1つに定まっていない可能性があります。補足は付録に分けてください。
Q. 上司から「結論が弱い」と言われます。
A. 結論が動作になっていないことが多いです。「導入を検討」ではなく「今月から2週間試す」のように、誰が何をするかまで書くと強くなります。
あわせて使いたいツール
本記事の手順を実際に回すときに、候補になるツールを挙げます。いずれも無料から試せる範囲があり、料金や機能は各サービスの公式情報で確認してください。
編集部の見解
AIは構成の「抜け」を見つけるのは得意ですが、「何を言いたいか」を決めるのは苦手です。そこは人が引き受けるしかありません。逆に言えば、結論と根拠を1行ずつ書くところさえ済ませれば、残りはかなり速くなります。資料作りが遅いと感じたら、スライドの枚数を減らす前に、結論の1文が書けているかを確認してみてください。
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