生成 AI 実践ガイド（業務別）

生成 AI を業務に入れるときのコツは、業務を「入力 → 指示 → 出力 → 確認」の 4 つの型に分解することです。たとえばメール返信なら「相手の文面（入力）→ 丁寧な返信文を作って（指示）→ 返信案（出力）→ 事実関係の確認（確認）」となります。型が決まると、プロンプトはほぼ固定でき、毎回ゼロから考える必要がなくなります。

依頼メールやお詫びメールは生成 AI の得意分野です。ポイントは「相手（取引先・社内・顧客）」「自分の立場」「丁寧さのレベル」を必ず指示に含めること。同じ依頼でも、取引先向けと社内向けでは文面がまったく変わります。出力後は、宛名・日付・金額などの固有情報を必ず人間が確認してください。

会議の文字起こしや長文資料は「構成を指定した要約」が最も効果を発揮します。「目的／決定事項／タスク（担当・期限）／保留事項」のような固定フォーマットを指示に含めると、誰が読んでも同じ形の議事録になります。発言ログをそのまま貼るだけで構いません。数字・人名・固有名詞は AI が誤って拾うことがあるため、最終確認は必須です。

生成 AI は「調べ物の入口」としては優秀ですが、事実の最終確認には向きません。存在しない法令番号や実在しない論文を、もっともらしく提示することがあります（ハルシネーション）。実務では「AI で仮説と調査項目を作る → 一次情報（官公庁・論文・公式サイト）で確認」という二段構えにしてください。参照元が明示できる検索連携型のツールなら、確認の手間が大きく減ります。

ブレインストーミングでは「数を出させて、人は選別する」という使い方が効果的です。「アイデアを 20 個。各 1 行で説明。ターゲットは 40 代主婦」とのように、対象・数・形式を指定すると精度が安定します。出てきた案をそのまま採用するのではなく、実行可否・コスト・想定反応の 3 点でふるいにかけるのが実務のコツです。

スライドの骨子づくりは「1 スライド 1 メッセージ」で指示すると整理された構成が返ってきます。画像生成は社内資料のイラスト・アイコン用途が無難で、外部に公開する素材は利用規約の権利関係を確認してください。生成物の権利はツールごとに条件が異なるため、商用利用の前に規約の確認を習慣にしましょう。

ステップ 1：業務リストから「繰り返し発生する・型が決まっている・確認が容易」の 3 条件を満たす業務を 1 つ選びます。ステップ 2：その業務だけで 2 週間、プロンプトの型を磨き続けます。ステップ 3：うまくいった型をテンプレート集としてチームに共有します。一度に多くの業務へ広げると、確認が追いつかず精度の悪い出力が流通します。まずは 1 つに絞るのが成功の近道です。

出力が曖昧 → 対象読者と形式を指定する。長すぎる → 文字数と構成を指定する。事実が怪しい → 一次情報で確認する運用を変える（プロンプトの問題ではありません）。毎回違う答えになる → テンプレート化して、自分の言葉で固定します。それでも合わない業務は、無理に AI を使わない判断も大切です。

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