AIを使いたいという提案は、熱意だけでは通りません。意思決定する人が知りたいのは、何がどれだけ楽になるのか、いくらかかるのか、うまくいかなかったときにどう畳むのかです。本記事では、OpenAI Academy が示している導入計画の考え方と、Zapier が挙げる自動化の効果を手がかりに、提案を1枚にまとめる手順を5つに整理します。
提案が通らないのは、順番の問題
よくある提案は、使いたいツールの説明から始まります。機能の一覧、料金、他社の事例。読み手にとっては、どれも自分ごとになりません。順番を変えて、困りごと、試す範囲、費用、効果、やめる条件の順に並べるだけで、読まれ方が変わります。
OpenAI Academy は、導入を進める立場の人向けに、実際のAIプロジェクトを工程表に落とし、方針の草案まで作る学習の流れを用意しています。提案書は、その第一歩にあたる文書です。
手順1：困りごとを1つに絞る
「業務を効率化したい」では、何も決まりません。1週間のうちに何度も発生し、本来の仕事を邪魔している作業を1つ選びます。Zapier は、自動化の候補を選ぶ基準として、繰り返し発生するか、決まった時間に起きるか、情報を運ぶだけか、本来の仕事を邪魔しているかを挙げています。
提案書の冒頭には、この1つだけを書きます。複数並べると、どれも予算が付きません。
手順2：試す範囲を「1業務・1か月」で書く
導入と書くと、全社展開のように読まれます。実際に承認が要るのは、試す範囲の許可です。「対象は1業務、期間は1か月、関わる人は2名」と書き、そのあいだに何を確かめるのかを添えます。範囲が小さいほど承認は速く、失敗したときの損失も小さくなります。
手順3：費用を3項目で見積もる
| 項目 | 書き方 |
|---|---|
| ツールの利用料 | 公式サイトの料金を確認し、試す期間の分だけ書く |
| 人の時間 | 設計と確認に使う時間を、人数×時間で書く |
| 学習の時間 | 操作を覚える時間を、対象者の人数分で書く |
金額は、必ず公式の料金ページで確認した時点を添えてください。為替やプランで変わるため、出典のない数字は提案書では使えません。見積もりが荒い場合は、幅を持たせて書くほうが誠実です。
手順4：効果を「時間・件数・品質」で書く
Zapier は、自動化の効果として、時間の短縮だけでなく、正確さ、一貫性、予測しやすさ、横展開のしやすさを挙げています。提案書では、このうち2つに絞って書きます。
| 軸 | 書き方の例 |
|---|---|
| 時間 | 1件あたりの作業時間を、現状と試行後で比べる |
| 件数 | 同じ人数で処理できる件数がどう変わるか |
| 品質 | 修正の発生率や、抜けの件数で見る |
「業務が楽になる」は効果ではありません。測れる形に置き換えてください。判断の材料としては、LLMのような基礎用語を押さえておくと、社内の質問に答えやすくなります。
手順5：やめる条件を先に書く
提案書で一番読まれるのは、実はここです。「1か月で時間が◯%短くならなければやめる」「誤りの修正が一定数を超えたら止める」。撤退の基準があると、承認する側は安心して試せます。逆に、撤退条件のない提案は、失敗したときに誰も止められません。
よくあるつまずき
効果の数字を盛ってしまう
根拠のない削減率は、試行後に必ず崩れます。自社の実測値を1つだけ出し、それ以外は「試行で測る」と書くほうが信頼されます。
ツール名が先に決まっている
手段が目的化すると、比較の視点が失われます。提案書では、まず業務と困りごとを書き、ツールは候補として2つまで挙げるに留めてください。
よくある質問（FAQ）
Q. 何枚にまとめればよいですか？
A. 1枚です。補足が必要な場合は、2枚目に試行の計画を付けます。3枚を超えると、読まれなくなります。
Q. 予算が取れないときはどうしますか？
A. 無料の範囲で試す計画に変えてください。期間を2週間に縮め、対象を1業務に絞れば、費用の項目は人の時間だけになります。
Q. 効果の実測ができません。
A. 試行の前後で、作業時間と修正の件数を1週間ずつ記録してください。特別な集計は不要で、表計算1枚で足ります。
あわせて使いたいツール
本記事の手順を実際に回すときに、候補になるツールを挙げます。いずれも無料から試せる範囲があり、料金や機能は各サービスの公式情報で確認してください。
編集部の見解
提案が通るかどうかは、効果の大きさより、撤退の条件が書けているかで決まります。当編集部では、やめる基準を書けない提案は、まだ業務を理解していないと考えています。
my-best.ai 編集部
出典：OpenAI Academy／Zapier Blog「What is business process automation (BPA)?」（いずれも要約して紹介しています）
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