顧客管理のデータは、少しずつ汚れていきます。同じ会社が表記違いで2件になったり、担当が退職して空欄が残ったり。AIの判定を使うと、この点検を四半期に1回の作業として回せる形にできます。HubSpot Academy も、顧客情報を管理ツールで扱うレッスンの中で、記録の正しさを保つ重要性を繰り返し強調しています。
点検の対象は「会社名・メール・担当」の3項目に絞る
全項目を一度に点検すると、作業が終わりません。問い合わせと請求が届く、会社名、メールアドレス、担当者の3項目に絞ってください。残りの項目は、この3つが整った後に回します。対象を絞ることで、1回の点検が1時間以内に収まります。
手順1：重複の定義を文で書く
「会社名の表記違い（株式会社の有無、全角半角）と、ドメインが同じメールアドレスを持つ2件は同一の可能性」のように、重複とみなす条件を文で書きます。定義がないままAIに任せると、別会社まで同じに数えられることがあります。判定の基準が文になっているかどうかが、点検の質を分けます。
手順2：AIに「重複の候補」を挙げさせる
顧客リストをCSVなど表の形で渡し、定義に沿って重複の候補を2件ずつの組で挙げさせます。このとき「確信度：高／中／低」を付けさせ、根拠を1行で添えさせてください。候補挙げで止まり、確信度がない出力は点検にならず、すべて目視で確かめる作業に戻ります。
手順3：欠けの項目を洗い出す
重複の次は、空欄の点検です。担当、メール、電話番号のどれが、何件空いているかを表にします。AIに「この表で空欄の多い項目を順に挙げ、件数を数えてください」と頼めば数え間違いも減ります。件数はツールの集計でも出せますが、AIに読ませておくと、次の優先順位の相談が続けてできます。
手順4：直す判断は人が行い、記録を残す
| AIの役割 | 人の役割 |
|---|---|
| 重複の候補を挙げる | 本当に同一かを確かめて統合する |
| 欠けの件数を数える | 補う価値があるかを決める |
| 表記の揺れを一覧化する | 正式な表記を決める |
AIが出した「同一とみなせる」をそのまま統合すると、別会社を消す事故が起こりえます。統合と削除は必ず人の承認を通し、決めた内容を1行ずつ記録に残します。出力を確かめず使わない扱いは、ハルシネーションの項目で解説している前提と同じです。
手順5：四半期に1回、同じ手順で回す
点検は1回で終えるものではなく、回すものです。同じ依頼文と同じ定義を保存しておき、四半期ごとに実行します。回ごとに重複の件数を記録すると、入力の運用が改善しているかが数字で見えます。増えている場合は、入力の段階の規則を見直す時期です。
よくあるつまずき
全データを一度に渡して、処理が途中で切れる点です。まず直近3か月ぶんのデータのような、小さい範囲から始めてください。範囲を分けて回せば、問題のある範囲も絞りやすくなります。
FAQ
Q. 機密性の高い顧客データをAIに渡して大丈夫ですか？
A. 事前に社内の規則と、利用するサービスのデータの扱いを確認してください。判断が分かれる場合は、社名を仮名に置き換えた表で点検する形でも、重複の大半は検出できます。
Q. Excel だけでも回りますか？
A. 回ります。表の形さえ整っていれば、そのままAIに渡して候補を挙げさせられます。顧客管理ツールを使っている場合も、表として書き出した形が扱いやすくなります。
出典
出典：HubSpot Academy「Managing Your Contacts With the HubSpot CRM」（レッスン、2026年10月21日参照）
あわせて使いたいツール
本記事の手順を実際に回すときに、候補になるツールを挙げます。いずれも無料から試せる範囲があり、料金や機能は各サービスの公式情報で確認してください。
関連ガイド
同じ時期に公開した実務ガイドと、用語の定義ページです。手順の前提が分からない場合は、用語ページから確認してください。コピーして使える依頼文が欲しいときは、プロンプト集も参照してください。
編集部の見解
データ点検は「きれいにすること」が目的になりがちですが、目的は問い合わせと請求が正しい相手に届くことです。担当の3項目が整っていれば、業務上の実害の大半は防げます。全項目を完璧にする前に行動に移れる点が、この手順を四半期ごとの作業として回す一番の利点だと感じています。
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