フォームの回答は、放っておくと未読の山になります。全部を人が読む前に、AIに「急ぐもの」と「後でいいもの」を分けさせ、表に記録まで済ませておくと、人が見るのは例外だけになります。Zapier の公式ブログも、既存のワークフローに ChatGPT の処理を1ステップとして挟む使い方を案内しています。
仕分けの基準を、先に3つに決める
Zap を作り始める前に、仕分けの基準を紙に書いてください。基準は「急ぐ（今日中に返す）」「通常（3営業日以内）」「案内だけで返事が不要」の3つで足ります。基準が曖昧なまま AI に任せると、同じ回答が日によって別の仕分けになり、表の集計が使えなくなります。
手順1：トリガーでフォーム回答を受ける
Zapier のエディタで新しい Zap を作り、トリガーにフォーム元的なアプリを選びます。Google Forms を使っている場合はスプレッドシート経由で「New Spreadsheet Row」、フォーム用アプリなら「New Form Response」のようなトリガー名になります（表示は接続するアプリ側に従ってください）。テスト送信を1件行い、サンプルデータが取れるか確認します。
手順2：ChatGPTのステップで仕分けさせる
アクションに ChatGPT を追加し、「Conversation」のような対話アクションを選びます。指示文の骨子は次の形に固定します。「次のフォーム回答を、急ぐ／通常／返事不要の3つに分類してください。判断材料は本文だけにし、理由を1行で付けてください。出力は『分類：理由』の1行のみ」。
出力の形を1行に絞るのが要点です。自由形式にすると、後の工程で値が取り出せなくなります。プロンプトインジェクションの項目でも触れているとおり、フォームの自由記述は第三者が書ける場所なので、指示文そのものを改ざんする入力を想定した文面にしてください。
手順3：Formatterで出力を分解する
AIの出力が1行のテキストでも、表に書くときは「分類」と「理由」を別の列にしたいはずです。Formatter のテキスト分割で区切りを指定し、2つの値に分けます。ここを省くと、あとで列ごとの集計ができません。
手順4：スプレッドシートに記録する
アクションにスプレッドシートを追加し、「Create Spreadsheet Row」で回答の本文、分類、理由、受付日時を1行に書き込みます。列の順番を先に決めておくと、設定が迷いません。初回はテスト実行で1件書き込み、列のズレを確認してください。
手順5：例外の行き先を決める
AIが3分類のどこにも当てはめられない回答は、必ず出ます。出力に「不明」が含まれていたら人に回す、という扱いを指示文に書き加えます。仕分けの外れを全部人が見るのではなく、不明と自信のなさそうな行だけを見る形が、続けられる形です。仕分けそのものを自動の流れに組み込む考え方は、AIエージェントの項目で解説しています。
手順6：2週間運用して、基準を見直す
2週間分の記録が溜まったら、AIの分類と、実際に人が付けた分類の食い違いを数えます。食い違いが多い分類は、基準の書き方が曖昧だった場所で、指示文の基準部分を書き直します。仕組みは1回で完成しない前提で、直す場所を記録に残しておくのが現実的です。
FAQ
Q. フォームの回答数が月に数十件でも自動化する価値はありますか？
A. 件数より「見逃したときの困り具合」で判断してください。緊急の相談が埋もれる恐れがあるなら、数十件でも仕分けの価値があります。逆に、全部当日に人が読む運用が回っているなら、自動化は後回しで構いません。
Q. AIの分類が外れたまま気づかないことはありますか？
A. あります。だからこそ「不明」と「判断理由」を表に残す設計にしています。理由の行を1週間に1回読めば、外れの傾向は掴めます。全部を盲信する形だけは避けてください。
出典
出典：Zapier「ChatGPT automation: How to use the Zapier ChatGPT integration (GPT-6 + more)」（Steph Spector 執筆、2026年10月22日参照）
あわせて使いたいツール
本記事の手順を実際に回すときに、候補になるツールを挙げます。いずれも無料から試せる範囲があり、料金や機能は各サービスの公式情報で確認してください。
関連ガイド
同じ時期に公開した実務ガイドと、用語の定義ページです。手順の前提が分からない場合は、用語ページから確認してください。コピーして使える依頼文が欲しいときは、プロンプト集も参照してください。
編集部の見解
フォームの自動化で失敗する例の大半は、AIの精度ではなく「分類の受け皿がない」ことだと思います。分類しても読む場所が決まっていなければ、記録は増えるだけで終わります。表の見る人と見る曜日を先に決めてから Zap を組むと、この手順は短く済みます。
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