自動化の相談を受けて、いちばん時間を使うのは「何を自動化するか」を決めるところです。Zapier の公式ブログは、この判断を4つの問いに整理しています。道具の話に入る前に、対象を決める。順番を間違えると、作った仕組みが使われません。
自動化は「いつ・なにを」の1行に落とせる仕事
Zapier は自動化を、WHEN と DO の組み合わせとして説明しています。「この出来事が起きたら、これを実行する」の形に書き下せない仕事は、まだ自動化の対象になっていません。書き下せない理由は大きく2つで、手順が毎回変わるか、判断の基準が言葉になっていないかです。どちらも、書き下せる形に整えるところから始まります。
問い1：その作業は、決まった頻度で発生するか
頻度が高い作業ほど、自動化の効果は早く出ます。Zapier の記事では、社員の1人が「3回やる作業は4回目も5回目もある」と話し、繰り返しの予定に入れた時点で自動化を検討する、と述べています。年1回の作業でも、手順が毎年同じなら対象になります。頻度だけでなく、同じ手順で繰り返すかどうかを見てください。
問い2：アプリの間で情報を移していないか
コピーと貼り付け、CSVの書き出しと読み込み。こうした作業は、自動化の効果がはっきり出ます。Zapier は「最初から最後までソフトを使う作業か」という見方を紹介しています。手書きの紙が途中に挟まると、そこで流れが切れます。まずは紙を挟まない範囲を切り出してください。
問い3：その作業に、人の判断は本当に必要か
自動化に向かないのは、創造性や問題解決、感情の読み取りが中心の作業です。逆に、手順が決まっていて、判断の幅が狭い作業は任せられます。「自分がやらなくていいなら、誰かに頼みたいか」と自問すると、線引きがしやすくなります。判断が必要な部分だけ人に残す設計は、human-in-the-loopの考え方に近い形です。
問い4：その作業は、本来やりたいことを削っているか
Zapier の記事で紹介されている見積もりは明快です。1日15〜20分を取られている定型作業なら、自動化の検討に値します。15分を年間の営業日数で掛けると、60時間を超える計算になります。小さな時間は足し算で効いてきます。逆に、月に1回・5分で終わる作業は、自動化の設計に使う時間のほうが長くなります。
切り分けたあとに、1つだけ試す
4つの問いで候補を絞ったら、いちばん小さいものを1つだけ作ります。条件分岐を3つ以上入れたくなる候補は、最初の1つには向きません。動かして2週間、実際に何回使われたかを数えます。使われない仕組みは、対象の選び方がずれていた合図です。AIエージェントのように判断まで任せる構成は、この段階を越えてから考えれば足ります。
FAQ
Q. 自動化に向く作業が1つも見つかりません。
A. 手順が毎回変わっている作業が多いのだと思います。まず1週間、自分の作業と所要時間を記録してください。記録すると、同じ手順の繰り返しが見えてきます。
Q. 自動化したのに、かえって手間が増えました。
A. 例外処理を人に戻す設計になっていない可能性があります。失敗したときの通知先と、人が見る条件を決めておくと、運用の負担は下がります。
出典
出典：Zapier「When you should automate a task」（Hannah Herman 執筆、2023年5月30日更新、2026年10月23日参照）
あわせて使いたいツール
本記事の手順を実際に回すときに、候補になるツールを挙げます。いずれも無料から試せる範囲があり、料金や機能は各サービスの公式情報で確認してください。
関連ガイド
同じ時期に公開した実務ガイドと、用語の定義ページです。手順の前提が分からない場合は、用語ページから確認してください。コピーして使える依頼文が欲しいときは、プロンプト集も参照してください。
- 会議メモをAIで要点と宿題に変える：録る前に決める3つ
- 指示プロンプトの作り方：宛先・条件・形式を1文ずつ足す
- AIエージェント（用語辞典）
- ガイド一覧（実務手順をまとめて読む）
- AIツール一覧（道具から探す）
- 比較記事一覧（料金と機能で比べる）
- レビュー一覧（使った記録を読む）
編集部の見解
自動化の失敗談を聞くと、道具の使い方でつまずいた例より、対象の選び方でつまずいた例のほうが多く残ります。特に多いのが、例外の多い作業を最初に選んでしまうケースです。例外が3割を超える作業は、まず手順を揃える仕事であって、自動化の仕事ではありません。
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